Cum să faci față provocărilor și deadline-urilor în pandemie│Interviu cu Carina Cichi

Cum să faci față provocărilor și deadline-urilor în pandemie Interviu cu Carina Cichi

Simți în ultima vreme că pierzi lucrurile ușor de sub control? Nu mai ai timp să urmărești un serial liniștit pe Netflix sau HBO GO deoarece trebuie să răspunzi la un e-mail sau să termini un task dat pe ultima sută de metri?

În această pandemie fiecare dintre noi a trecut printr-o situație sau mai multe situații similare. Devine foarte dificil să ne delimităm clar viața personală și cea profesională, iar pasiunile ajung să fie tot mai greu de pus în practică.

Cu această ocazie, am stat de vorba cu Carina Cichi, studentă în cadrul Facultății de Științe Politice, Administrative și ale Comunicării, despre time managementul în contextul pandemic și cum reușește să-și împartă viața între deadline-uri.

Inspire Now: Carina, spune-ne mai multe despre tine. Cine ești, unde studiezi și care sunt pasiunile tale?

Sunt Carinafreelance Copy & Content Writer și Social Media Marketer și, complementar, studentă în cadrul Facultății de Științe Politice, Administrative și ale Comunicării la departamentul de Comunicare și Relații Publice, în anul III. Întâmplarea face ca pasiunile mele să fie și jobul meu full-time: scrisul, social media și crearea de conținut; scriu din clasa a I-a, am dezvoltat cea mai mare comunitate online de fani ai One Direction din România prin clasa a VI-a (o pagină de Facebook care a strâns 15.000 aprecieri) și, totodată, a fost o plăcere să creez conținut pentru conturile mele de Tumblr și Wattpad încă din clasa a VII-a. Când am făcut alegerea domeniului pe care să-l studiez în facultate, în schimb, nu cred că am perceput lucrurile în felul ăsta: a fost, oricât de cliché ar suna, o alegere pe care am făcut-o natural. Dar nu am conștientizat asta cu adevărat decât prin anul II de facultate. Iar acum, mi se confirmă în continuare, în fiecare zi.

Image

Inspire Now: Cu ce îți umpli timpul pe care îl ai la dispoziție, când nu te ocupi cu proiecte pentru facultate?

 În cea mai mare parte a timpului, o să mă găsești lucrând pe diferite proiecte – fie scriu articole sau mă ocup de Instagramul Cluj Life, fie lucrez pentru clienți de-ai agenției pe care am co-fondat-o, Moonlight Advertising, fie lucrez pentru clienți internaționali prin intermediul platformei Upwork, fie… scriu pentru alte publicații din România, cum ar fi Doza de Comunicare și Avocatoo cu care am tocmai acum niște materiale în curs de lucru și Exercițiul18. Când nu lucrez propriu-zis, o să mă găsești punându-mă la curent cu ultimele noutăți din industria creativă. Și fac acest lucru, de exemplu, cu ajutorul conferințelor online – conferința de anul acesta care m-a impresionat cel mai mult a fost AdWorld. De asemenea, pe lângă conferințe, particip atât la evenimente online – cel de la care am deprins cea mai multă valoare anul acesta a fost Instagram Summit organizat de World of Instagram, cât și la webinarii – cu precădere cele organizate de Copyblogger pentru comunitatea abonată la newsletterul lor.

La fel de mult pun preț pe a fi la curent cu știrile din industrie prin intermediul unor site-uri precum Social Media Today la nivel internațional, respectiv IQAds la nivel național și a articolelor long-form pe care le citesc cu mult interes în publicații precum HubSpot, Later, Hootsuite și chiar și cu ajutorul podcast-urilor cum ar fi Social Media Examiner. Iar dacă nu fac asta, sigur fac vreun curs online pe o platformă de tipul Udemy / Creative Live / LinkedIn Learning / Coursera / Skillshare / Masterclass și așa mai departe. În fapt, cel mai recent curs online pe care l-am finalizat și cu ajutorul căruia am obținut certificare în Content Marketing este cel organizat de HubSpot Academy, intitulat exact așa: Content Marketing Course. Ca s-o pun în mai puține cuvinte, după cum am spus-o și-n descrierea profilului meu de Facebook, sunt passionate about evolving.

Inspire Now: Contextul pandemic este o perioadă grea pentru toți, mai ales când vine vorba de gestionarea timpului. Tu cum ai reușit să-ți balansezi viața privată și cea profesională de la începutul pandemiei și până în prezent?

Dacă înainte aveam dificultăți în a-mi trasa limite clare între viața profesională și cea privată, începutul pandemiei –  un moment de incertitudine și confuzie totală pentru noi toți –  a însemnat diluarea acestor limite și mai mult. Fiindcă n-a durat mult până am început să simt că cu toate că înainte lucram mult, odată cu începerea pandemiei, orele de muncă deveneau și mai lungi și, din conversații cu persoane, am realizat că n-a fost doar cazul meu. Motivul, cred eu, are de-a face cu faptul că dacă înainte, eram obligați să ne ridicăm de la birou și să ne grăbim să ajungem undeva –  la un restaurant cu un prieten, de exemplu, după, n-a mai fost cazul. Aveam libertatea de a ne lungi programul de lucru oricât voiam noi. Și din păcate, mulți dintre noi, o făceam mai des decât ar fi fost sănătos pentru noi înșine. A fost și cazul meu.

Acum, în schimb, mult prea multe luni mai târziu de la începutul pandemiei, simt că e un learning curve și că învăț treptat să-mi iau zilele de duminică libere cât mai des. Învăț să-mi ascult corpul și să-i dau pauze atunci când îmi indică faptul că are nevoie de unele pentru a face, în schimb, lucruri care mă fac fericită pe plan personal. Învăț să nu mă simt vinovată dacă-mi iau timp să călătoresc, să fac sport, să-mi iau timp pentru mine și pentru persoanele apropiate mie. Și mă forțez să fac aceste lucruri programându-le dinainte în Google Calendar, astfel încât să nu mai pot spune pas la ele cu la fel de multă ușurință și să nu le mai percep ca pe o opțiune, ci ca pe ceva ce trebuie să fac. Așa se face că 2020 a fost, pentru mine, și anul în care am călătorit cel mai mult de până acum, anul în care am reușit –  cum mi-am propus –  să mă mențin la greutatea dorită și, totodată, anul în care am legat cele mai multe și mai frumoase prietenii.

Inspire Now: Știm că ești o persoană care se implică în multe proiecte. Cum faci față deadline-urilor care vin peste tine?

Mai degrabă decât să spun ce fac aș putea să spun ce nu fac, și anume: nu las lucrurile pe ultima sută de metrii niciodată. M-am obișnuit ca lucrând într-o industrie creativă să n-am un first draft care să fie, totodată, și final draft. Când lucrezi într-un astfel de domeniu, îți asumi faptul că o bună parte din munca ta e, de fapt, o muncă de… schimbări, editări și, la urma urmei, comunicare deschisă și constantă cu cealaltă parte cu care lucrezi. Iar pentru a reuși să livrezi un material optim în timp util trebuie, implicit, să-ți calculezi finalizarea primului draft de livrabile cu o marjă de eroare, unde acea marjă de eroare reprezintă timpul pe care-l dai celeilalte părți să se uite peste munca ta, să revină cu feedback și să-ți răspundă la întrebări. Scopul este să te asiguri că tu ai îndeajuns de mult timp încât să poți reveni cu ceea ce se dorește de la tine până în deadline. Și asta-i strategia pe care o aplic atât în realizarea proiectelor pentru facultate, cât și în toate proiectele pe care lucrez ca freelancer, dar și în viața de zi cu zi în general, atunci când e cazul –  ca de exemplu, atunci când trebuie să comand un cadou unei persoane apropiate, îl comand cu îndeajuns de mult timp înainte astfel încât să mă asigur că un potențial delay din partea comerciantului nu înseamnă și un potențial delay din partea mea înspre persoana căreia trebuie să-i ofer cadoul la o anumită dată.

Image

Inspire Now: Ni se întâmplă des să fim distrași când trebuie să lucrăm de acasă. Ce limite îți pui când trebuie să te apuci de muncă?

Când social media reprezintă atât o parte importantă a jobului tău, cât și una dintre principalele distrageri cu care societatea se confruntă în ziua de astăzi, lucrurile devin puțin tricky. Dar personal, încerc să fiu îndeajuns de autodisciplinată încât să nu dau voie distragerilor să-mi acapareze atenția atunci când îmi dau silința să fiu concentrată pe ceva anume. Așa, am descoperit, în decursul timpului, prin trial and error, că există mai multe limite autoimpuse care funcționează bine pentru mine. Și pun accent pe această idee fiindcă este foarte probabil ca ceea ce merge pentru mine, să nu meargă și pentru ceilalți; nu cred că există o rețetă în acest sens, dar cred, în schimb, că există autodisciplină și că este de datoria fiecăruia să-și dezvolte acest skill astfel încât să se plieze cât mai bine pe personalitatea sa individuală. De aceea, încerc să fiu cât mai organizată, structurată și concisă în privința obiectivele mele. 

Prin urmare, ceea ce funcționează bine pentru mine este ca la fiecare început de lună să-mi concep o listă cu obiective SMART pe care să le îndeplinesc pe parcursul lunii respective –  de obicei, în aplicația Trello, pe care să le și monitorizez și updatez. Apoi, le împart, în funcție de context și circumstanțe, pe săptămâni, urmând, bineînțeles, să le împart pe zile. Și-n fiecare seară, chiar înainte să mă culc, îmi fac un to-do list concret pe care să-l respect în următoarea zi în OneNote. Deadline-urile, meeting-urile, seminarele, cursurile și orice altceva care necesită fie prezența mea fizică, fie prezența mea într-un apel pe Zoom mi le notez din timp în Google Calendar –  prietenii mă tachinează că le trimit invitație în Google Calendar chiar și atunci când stabilim întâlniri informale, de exemplu. Și totodată, încerc să lucrez câte 50 de minute încontinuu, cu o pauză de 10 minute în care răspund la mesaje și orice altceva mai necesită atenția mea imediată; așa, nu-mi dau voie să-mi fie atenția distrasă cu ușurință, și-mi ofer și cele 10 minute de relaxare ca o recompensă.

Image

Inspire Now: Povestește-ne cum faci față stresului care vine din mai multe direcții în același timp?

Având în vedere faptul că sunt by nature o persoană care se stresează, cel mai adesea, mai mult decât e necesar, răspunsul e… cu greu. Ce e interesant, totuși, e că lucrez bine și în situații presante și stresante. Dar pentru a reduce din cantitatea stresului autoindus, de-abia recent, în timpul pandemiei, am descoperit ce funcționează cu adevărat pentru mine pentru a mă echilibra în acest sens: am nevoie să-mi ofer mie însămi lucruri pe care le percep ca fiind recompense pentru tot timpul și efortul pe care îl investesc în orele interminabile de muncă. Și cred că acestea pot varia și veni în forme extrem de diferite în funcție de context, circumstanțe și –  din nou –  personalitate.

Pentru mine, astfel de recompense pot lua forma unor lucruri mărunte cum ar fi un work-out făcut fără a fi cu gândul în multe alte părți în timp ce-l fac, la lucruri precum o oră de discuții, povești și meme-uri cu grupul meu de prieteni înainte de culcare, și până la planificarea unor excursii în care să nu-mi dau voie să fac altceva în afară de a mă relaxa, detașa și… deconecta. Și chiar și o oră de somn în plus poate servi drept o recompensă viabilă în această perioadă; chiar dacă definiția hustlingului așa cum este ea percepută de Generația Z acum implică de la 5 ore de somn / noapte în… jos.

Image

Inspire Now: Ți s-a întâmplat să ai un moment în care ai vrut să faci un pas înapoi și să oprești volumul de muncă cu care te confruntai?

La fel ca toată lumea, am perioade în care mă simt obosită, foarte obosită și, uneori, extrem de obosită; și de-abia după un semestru petrecut în Cluj mi-am dat seama ce funcționează cel mai bine pentru mine atunci când mă simt astfel. Chiar dacă sunt îndrăgostită de Cluj, uneori, devine sufocant prin faptul că este atât de viu, de activ, de energic. Când tu nu mai ești pe aceeași lungime de undă din punctul de vedere al vibe-urilor pe care le simți și le dai cu locul în care te afli, cred că se simte o ușoară discrepanță care nu te-ajută din punctul de vedere al echilibrului.

Și acela e momentul în care trebuie să fii îndeajuns de empatic cu propria persoană încât să îți dai voie să faci un pas în spate și să te retragi 2 – 3 zile într-un loc care are capacitatea să te reîncarce cu energia de care ai nevoie. Așadar, la început, plecam de la Cluj înapoi acasă, la Arad, ori de câte ori simțeam că nu mai sunt în concordanță cu acesta. Când mă-ntorceam, mă simțeam din nou îndeajuns de pregătită să mă încarc cu tot ceea ce are Clujul de oferit. Acum, în schimb, am ajuns în punctul în care-mi doresc să plec în city breaks mai degrabă decât înapoi acasă și o fac cât de des am ocazia.

Inspire Now: Ți s-a întâmplat să ratezi vreodată un deadline? Cum ai procedat în situația respectivă?

Mi s-a întâmplat să fiu la limita de a preda un proiect considerabil mai lung decât ar fi trebuit să fie limita sa maximă la facultate pentru că mi-a scăpat informația conform căreia proiectul ar trebui să aibă un număr maxim de x pagini. A ajuns și la mine detaliul respectiv de-abia cu câteva ore înainte de deadline și acela a fost și momentul în care anxietatea kicked in, literally fiindcă mă găseam în trei situații excepționale pentru mine: 1. ratasem cumva, cândva, o informație esențială pentru proiectul meu, 2. riscam să-l fi realizat necorespunzător cerințelor și 3. riscam să nu mai am îndeajuns de mult timp la dispoziție să fac modificările necesare pentru a mă încadra în deadline. M-am panicat? 100%. Dar am rezolvat problema stând trează mare parte din noaptea respectivă și lucrând la proiectul în cauză –  aceea a fost doar una dintre cele… câteva nopți nedormite pentru facultate. Dar măcar mi-am rezolvat problema și m-am încadrat în deadline, nu?

Inspire Now: De ce crezi că oamenii procrastinează până să-și îndeplinească sarcinile pe care le-au de făcut?

Psihologia explică problema procrastinării mai bine decât aș putea eu, și anume: atunci când trebuie să facem ceva, orice, depindem de capacitatea noastră de a ne autodisciplina, iar sursa disciplinei depinde de capacitatea de a ne automotiva. Dar în anumite momente, poate apărea o ruptură între cele două –  ruptură care ne determină să procrastinăm. Iar această ruptură e, cel mai adesea, rezultatul unor factori precum: obiective setate mult prea abstract, recompense imediate pe care ni le stabilim într-un viitor prea îndepărtat, lipsa unei conexiuni stabile cu un eu viitor pe care-l vizualizăm clar, anxietate, perfecționism, frică de eșec, lipsă de energie și așa mai departe. Esențial este, însă, că nu toți oamenii procrastinează din aceleași motive: motiv pentru care este crucial ca dacă procrastinarea reprezintă o problemă reală cu care tu te confrunți, să te înțelegi pe tine pentru a putea, mai apoi, să înțelegi și motivele pentru care procrastinezi. Și, după cum bine știi, odată identificate cauzele problemei, aceasta e pe jumătate rezolvată. Mai departe, nu trebuie decât să explorezi puțin diferitele tehnici de combatare a procrastinării existente care, de altfel, sunt numeroase.

Image

Inspire Now: Pe final, ce ți-ai dori să transmiți cititorilor Inspire Cluj?

Ce-aș dori să le transmit cititorilor Inspire Cluj e exact lucrul de care încerc să mă conving pe mine însămi de o bună perioadă de timp încoace, și anume: în întreaga discuție dintre a procrastina și a fi un workaholic, singurul lucru pe care trebuie să-l faci este să încerci să nu cazi în extreme și să găsești echilibrul optim pentru bunăstarea propriei persoane. La fel cum a-ți lua o oră de pauză la finalul unei zile de +10 ore de muncă continuă nu te face procrastinator, nici a lucra la un proiect pentru facultate o zi întreagă strict înainte de deadline nu te face workaholic. Și la fel cum a romantiza binge watching Netflix shows days on end pentru perioade nedeterminate de timp nu este sănătos și recomandabil, la fel de nesănătos este să romantizezi nopțile nedormite din cauza muncii. Soluția, în schimb, este echilibrul iar echilibrul își are rădăcina în conștientizare, înțelegerea ta și a punctului vieții în care te afli pe cât mai multe paliere. De-acolo mai departe, lucrurile se așează de la sine –  cu îmbunătățiri constante – fiind nimic altceva decât un work in progress și ar fi bine să reușim să ne interiorizăm gândul că e în regulă să fie așa.

Image

5 idei oferite de Carina cu care ar trebui să rămâi după ce citești acest interviu:

  • Pentru a reduce din cantitatea stresului autoindus, ai nevoie să-ți oferi ție însuți lucruri pe care le percepi ca fiind recompense pentru tot timpul și efortul pe care îl investești în orele interminabile de muncă.
  • Scopul este să te asiguri că tu ai îndeajuns de mult timp încât să poți reveni cu ceea ce se dorește de la tine până în deadline.
  • Nu toți oamenii procrastinează din aceleași motive: motiv pentru care este crucial ca dacă procrastinarea reprezintă o problemă reală cu care tu te confrunți, să te înțelegi pe tine pentru a putea, mai apoi, să înțelegi și motivele pentru care procrastinezi.
  • În întreaga discuție dintre a procrastina și a fi un workaholic, singurul lucru pe care trebuie să-l faci este să încerci să nu cazi în extreme și să găsești echilibrul optim pentru bunăstarea propriei persoane.
  • Fii la curent cu știrile din industrie prin intermediul unor site-uri specializate!

Redactat de Giurcanu Cristina-Elena